Un contractor semnalează o problemă apărută în execuție. Autoritatea contractantă respinge o solicitare de prelungire a termenului. Fiecare parte interpretează reacția celeilalte ca pe o formă de rezistență — ca și cum cealaltă parte ar urmări un interes fundamental contrar.
De cele mai multe ori, problema nu începe cu poziții incompatibile. Începe cu un decalaj informațional.
Contractorul cunoaște problema din momentul apariției ei pe șantier — o condiție geotehnică neprevăzută, o clarificare întârziată, o resursă indisponibilă. Autoritatea contractantă află despre aceeași problemă mai târziu, de regulă printr-un raport de progres, o notificare contractuală sau o solicitare de prelungire.
Între producerea evenimentului și momentul în care acesta este cunoscut de cealaltă parte se scurge timp — și în acel interval, fiecare parte își construiește propria interpretare, folosind doar informația pe care o are. Iar golurile de informație sunt umplute aproape întotdeauna cu presupuneri.
De ce relația începe să pară adversarială
Pentru autoritatea contractantă, solicitarea contractorului poate părea bruscă și insuficient fundamentată. Pentru contractor, reacția autorității poate părea lentă și ruptă de realitatea din teren.
Ambele percepții pot fi corecte din perspectiva fiecărei părți — și, în același timp, incomplete. Autoritatea nu are acces direct la condițiile din șantier. Contractorul nu are vizibilitate asupra proceselor interne de aprobare și verificare bugetară.
Fără un mecanism care să reducă această diferență de perspectivă, fiecare parte explică tăcerea celeilalte prin lipsă de cooperare sau rea-voință. O diferență de informație ajunge astfel să fie percepută ca o diferență de interese.
Ce se întâmplă când decalajul nu e gestionat
O problemă de șantier care putea fi administrată într-o etapă timpurie devine, după câteva săptămâni, o discuție despre răspundere, cost și drepturi contractuale — nu pentru că problema inițială era dificilă, ci pentru că informația nu a circulat la timp.
Contractele — indiferent dacă sunt guvernate de FIDIC, de legislația achizițiilor publice sau de condiții proprii — conțin mecanisme construite exact pentru acest decalaj: notificări de eveniment, rapoarte de progres, procese-verbale, corespondență contractuală. Nu sunt formalități administrative — sunt infrastructura informațională a proiectului.
Când aceste mecanisme funcționează, autoritatea contractantă află despre o problemă înainte ca efectele ei să devină greu de controlat. Contractorul își protejează poziția fără să aștepte apariția unei dispute. Rolul Inginerului sau al reprezentantului autorității nu e doar să aprobe sau să respingă — e să transforme informația de teren într-o formă pe care structura contractuală o poate procesa la timp.
Când comunicarea rămâne exclusiv informală — discuții de șantier, apeluri, înțelegeri verbale — fiecare parte păstrează propria versiune a evenimentelor. O întârziere evidentă pe teren devine, la nivelul autorității, o solicitare fără suport documentat. O decizie justificată din perspectiva autorității devine, pentru contractor, un refuz nefundamentat. Cele două părți nu mai discută despre același eveniment — discută despre două versiuni diferite ale lui.
Ce înseamnă, în practică, reducerea decalajului
- comunicarea imediată a evenimentelor care pot afecta termenul, costul sau resursele;
- utilizarea notificărilor ca instrument de aliniere, nu doar ca măsură defensivă;
- documentarea deciziilor și a motivelor din spatele lor;
- corelarea informației tehnice cu efectele ei contractuale și comerciale;
- menținerea unei evidențe comune și verificabile asupra evenimentelor relevante.
O notificare transmisă la timp nu escaladează relația. O poate preveni.
Principiul
Contractorul și autoritatea contractantă nu pornesc, de regulă, ca adversari. Operează cu informații diferite, primite în momente diferite, prin structuri organizaționale diferite.
O problemă tehnică devine risc contractual atunci când efectele ei asupra programului și costurilor nu sunt identificate la timp. Un risc contractual devine expunere comercială atunci când decizia e amânată sau documentarea rămâne incompletă. Iar expunerea comercială devine dispută atunci când fiecare parte încearcă să reconstruiască retrospectiv o situație care ar fi putut fi administrată contemporan.
O administrare contractuală eficientă nu elimină diferența de poziție dintre părți. Reduce decalajul informațional înainte ca acesta să devină întârziere, expunere comercială și, în cele din urmă, dispută.
Cum poate sprijini ACC TRUST
ACC TRUST sprijină beneficiarii, investitorii, contractorii, subcontractorii și finanțatorii în reducerea decalajului dintre realitatea din teren, informația raportată și poziția contractuală reală a proiectului, inclusiv prin:
- evaluarea modului în care evenimentele din execuție sunt identificate, comunicate și documentate;
- structurarea mecanismelor de notificare, avertizare timpurie și urmărire a deciziilor;
- corelarea informațiilor din șantier cu programul de lucrări și corespondența contractuală;
- fundamentarea solicitărilor de prelungire a termenului și a variațiilor;
- evaluarea independentă a poziției reale a proiectului, dincolo de rapoartele standard.
Pentru sprijin independent în Contract Governance:
→ https://acctrust.ro/ro/services
Discută cu noi despre un proiect concret:
→ office@acctrust.ro
Despre ACC Trust Insights
ACC Trust Insights este centrul de cunoștințe al ACC TRUST dedicat administrării contractelor, guvernanței contractuale și managementului riscului în proiecte complexe de infrastructură, energie și investiții.
Articolele publicate sunt bazate pe experiență practică și urmăresc să ofere perspective aplicabile privind achizițiile publice, FIDIC, contractele EPC, administrarea contractuală, modificările contractuale, revendicările și mecanismele de prevenire a disputelor.
Explorează toate articolele:
→ https://insights.acctrust.ro
ACC TRUST
Commercial & Contract Governance Advisory
Property • Infrastructure • Energy
office@acctrust.ro