O autoritate contractantă intenționează să modifice un contract de achiziție publică — lucrări, servicii sau produse suplimentare devenite necesare, ori o modificare determinată de circumstanțe neprevăzute. Din perspectiva echipei de proiect, decizia pare justificată și adesea urgentă.
Controlul ex-ante reglementat de OUG nr. 98/2017 nu vizează doar acest moment. El acoperă întregul proces de atribuire — de la documentația de atribuire și anunțul de participare, până la răspunsurile autorității contractante la solicitările de clarificări adresate de operatorii economici — și, separat, modificările aduse contractului după semnare, pentru anumite categorii expres prevăzute de lege.
Pentru modificările contractuale, legislația impune un pas suplimentar înainte de implementare: notificarea Agenției Naționale pentru Achiziții Publice (ANAP). Obligația nu privește orice modificare, ci pe cele expres prevăzute — realizate în temeiul art. 221 alin. (1) lit. b) și c) din Legea nr. 98/2016, art. 237-238 din Legea nr. 99/2016 și art. 102-103 din Legea nr. 100/2016.
Potrivit art. 21 alin. (1) din OUG nr. 98/2017, autoritatea contractantă are obligația de a notifica ANAP cu 5 zile lucrătoare înainte de realizarea etapelor de modificare a contractului, transmițând totodată argumentele care justifică încadrarea în prevederea legală invocată. Ulterior, în termen de 3 zile lucrătoare de la încheierea actului adițional de modificare, autoritatea contractantă transmite ANAP o copie a acestuia — o obligație distinctă de notificarea prealabilă.
Un pas care pare de ocolit
Sub presiunea termenelor de execuție, orice etapă procedurală suplimentară pare o întârziere. Decizia tehnică e deja luată, necesitatea e cunoscută, echipa e de acord — iar în acest context, notificarea ANAP poate fi percepută ca o formalitate care încetinește o modificare deja considerată necesară. La fel se întâmplă și mai devreme în ciclul contractului, atunci când un răspuns la o solicitare de clarificări pare o etapă administrativă separată de fondul procedurii, nu parte din ea.
În realitate, exact aceste momente sunt cele în care controlul ex-ante își produce valoarea: nu după ce decizia a fost implementată, ci înainte, cât timp mai poate fi ajustată fără cost.
Ce se întâmplă când procedura nu e respectată
Omisiunea notificării, acolo unde e obligatorie, nu elimină posibilitatea verificării ulterioare.
Modificarea poate face obiectul controalelor sau auditurilor ulterioare — moment în care lucrările pot fi deja executate, plățile efectuate, deciziile tehnice ireversibile.
Discuția nu mai privește oportunitatea modificării, ci conformitatea ei cu cadrul legal și documentația care a fundamentat-o. Remedierea unei neconformități e, de regulă, mult mai costisitoare decât identificarea ei înainte de implementare.
Ce reprezintă, de fapt, controlul ex-ante
Controlul ex-ante nu blochează proiectele și nu aprobă formal modificările.
Pentru modificările contractuale supuse notificării, ANAP nu emite aviz conform — spre deosebire de etapa procedurii de atribuire, unde avizul conform are caracter obligatoriu. În cazul modificărilor, constatările controlului sunt transmise autorității contractante sub formă de recomandări, iar aceasta poate iniția, dacă are obiecții, procedura de conciliere prevăzută de lege pentru aspectele de calitate semnalate.
Valoarea mecanismului nu stă, așadar, într-o aprobare prealabilă cu efect obligatoriu, ci în posibilitatea de a identifica probleme de încadrare juridică sau de fundamentare înainte ca modificarea să producă efecte contractuale și financiare ireversibile.
E un instrument de prevenție, nu un obstacol administrativ — și nu un filtru de aprobare în sensul strict al cuvântului.
Ce înseamnă, în practică, o bună administrare
- identificarea din timp a modificărilor supuse obligației de notificare;
- documentarea temeiului juridic și a justificării tehnice/financiare;
- integrarea notificării ANAP în fluxul intern de aprobare a modificărilor, cu respectarea termenului de 5 zile lucrătoare;
- transmiterea către ANAP a actului adițional semnat, în termenul de 3 zile lucrătoare de la încheierea acestuia;
- păstrarea unei evidențe complete a corespondenței care fundamentează modificarea.
Principiul
O modificare implementată fără respectarea procedurii aplicabile nu dispare — poate fi analizată ulterior, când posibilitățile de remediere sunt mult mai limitate.
Costul notificării e, aproape întotdeauna, incomparabil mai mic decât costul remedierii unei modificări neconforme.
Notă: Prezentul articol reflectă cadrul general instituit prin OUG nr. 98/2017 privind funcția de control ex-ante, cu modificările și completările ulterioare. Termenele procedurale și încadrările juridice trebuie verificate în forma consolidată a actului normativ, în vigoare la data derulării unei proceduri concrete.
Cum poate sprijini ACC TRUST
ACC TRUST sprijină autoritățile contractante și operatorii economici în:
- analiza încadrării juridice a modificărilor contractuale;
- structurarea documentației justificative;
- organizarea fluxurilor interne de aprobare;
- sprijin în gestionarea observațiilor din controale și audituri.
Pentru sprijin independent în Contract Governance:
→ https://acctrust.ro/ro/services
Discută cu noi despre un proiect concret:
→ office@acctrust.ro
Despre ACC Trust Insights
ACC Trust Insights este centrul de cunoștințe al ACC TRUST dedicat administrării contractelor, guvernanței contractuale și managementului riscului în proiecte complexe de infrastructură, energie și investiții.
Articolele publicate sunt bazate pe experiență practică și urmăresc să ofere perspective aplicabile privind achizițiile publice, FIDIC, contractele EPC, administrarea contractuală, modificările contractuale, revendicările și mecanismele de prevenire a disputelor.
Explorează toate articolele:
→ https://insights.acctrust.ro
ACC TRUST
Commercial & Contract Governance Advisory
Property • Infrastructure • Energy
office@acctrust.ro